10 choses à faire pour être plus efficace et gagner du temps au travail

Blog Procédis

Pour être plus efficace au travail…

Vous n’êtes peut-être pas décisionnaire des réformes organisationnelles collectives pour faciliter l’efficacité au travail…

Et vous n’avez peut-être pas le pouvoir de changer l’organisation collective à l’échelle de votre entreprise ou de votre équipe.

Mais vous pouvez parfaitement commencer à changer certains points au niveau de votre organisation personnelle.

 

Parce que certains de vos automatismes vous pourrissent la vie…

Sans même que vous vous en rendiez compte!

Il est possible d’améliorer tout cela.

De le faire en modifiant, ne serait-ce que très légèrement, certains gestes quotidiens qui nuisent sans que vous le sachiez…

Pour les remplacer par d’autres, qui vont vous être utiles et qui vont contribuer à renforcer votre efficacité.

Vous allez apprendre à muscler votre mental et votre volonté… En faisant un minimum d’efforts… (ouf).

 

Programmez votre GPS d’efficacité

 

Votre destination est l’efficacité professionnelle.

Pour y arriver plus vite, et sans gaspiller votre carburant, c’est-à-dire votre énergie, il va vous falloir trouver le bon chemin et éviter les encombrements.

En matière d’efficacité, les encombrements sont les mécanismes qui usent votre capacité à faire face à votre charge de travail.

Les bouchons qui vous empêchent d’accéder à votre efficacité.

Voici 10 façons de programmer votre GPS

 

1 – Regardez d’abord où sont les retards sur la route…

 

Votre semaine dispose de 168 heures.

Alors, quelles sont les déperditions d’efficacité dans ces 168 heures ?

Admettons que vous travailliez comme des forcenés.

Allez, soyons fous, supposons que vous travailliez 12 heures par jour.

Admettons également que vous ne vous reposiez jamais et que vous ne preniez jamais de week- end (#ausecoursjesuisworkaddict !).

On suppose alors que vous travaillez 84 heures par semaine (et là, je peux vous dire que vous n’êtes pas du tout efficaces, selon les études en la matière, mais bon, admettons).

 

Il vous reste donc 84 heures pour faire le reste.

Si vous ne dormez que 5 heures par nuit (soit 35 heures par semaine), il vous reste encore 49 heures.

Durant ces 49 heures, il vous reste donc le temps pour faire le reste (famille, amis, alimentation etc…).

 

Je prends évidemment un cas extrême, pour vous faire comprendre qu’en réalité nous avons disposons théoriquement de beaucoup de temps.

On ne peut donc pas vraiment dire « je n’ai pas le temps ». En revanche, ce qui est sûr, c’est que le temps vous file entre les doigts …

 

2 – Traquez les pertes d’efficacité…

Or, pour améliorer quelque chose, il faut en avoir conscience et le mesurer. Sinon, il est impossible d’en avoir la maîtrise.

Quand je demande aux personnes que j’interroge ou que j’accompagne combien de temps elles passent sur leurs différentes activités quotidiennes, elles sont souvent incapables de me répondre.

C’est pour cela que la première chose que vous devez faire pour régler votre GPS d’efficacité, c’est mesurer le temps que vous mettez à faire les choses.

Et là, pour le coup, le meilleur outil reste le chronomètre.

Mais je sais que vous ne le ferez pas (je commence à vous connaître).

Vous pouvez alors déléguer cette tâche aux outils numériques mis à votre disposition pour évaluer le temps que vous passez que ce soit sur internet, ou sur votre smartphone,

Il en existe plein, il vous suffit de taper « time tracking » sur n’importe quel moteur de recherche et il n’y a que l’embarras du choix.

 

Ces outils vous permettent de mesurer le temps passé et la productivité atteinte. En plus, ils vous aident à vous couper des distractions…

 

Vous pourrez alors être plus précis dans l’évaluation du temps nécessaire à faire les choses…

Il existe donc de nombreuses méthodes pour cela.

Il faut néanmoins savoir que l’on ne peut y parvenir qu’à raison d’assiduité et de persévérance.

Essayer de tout améliorer d’un seul coup équivaut à vouloir perdre 30 kg en un mois…

C’est peut-être possible, mais vous avez 11 chances sur 10 de les reprendre et 12 sur 10 d’en reprendre plus.

 

3 – Evaluez les moments où vous êtes le plus efficace et productif.

Votre capacité de concentration peut s’améliorer si vous y travaillez régulièrement.

Mais votre volonté et votre énergie ne sont pas élastiques.

 

Les « lève tôt » ou « lève tard » ont des phases de concentration inversées.

Un « lève-tôt » sera concentré et productif en matinée et beaucoup moins en fin d’après-midi, alors que le « lève-tard » aura du mal à se mettre en route le matin et sera opérationnel en milieu et fin d’après-midi.

Il vous faut donc apprendre à répartir vos travaux qui nécessitent efforts et concentration sur les moments où vous êtes les plus productifs en fonction du type de dormeur que vous êtes.

 

4 – Surfez sur vos vagues de concentration

On a plu voir, dès les premières recherches sur le sommeil (voir les travaux du physiologiste Nathaniel Kleitman dès 1938) qu’il se fonctionne par cycles, composé comme suit :

Plusieurs phases de 90 minutes de sommeil léger puis profond, chacune suivie d’une phases de 15 à 20 minutes de sommeil consacrées aux rêves, où l’activité cérébrale est plus intense.

 

Les phases d’éveil sont à l’inverse de celles du sommeil : 90 minutes d’activité, 20 minutes de repos éveillé.

Et de savoir cela peut avoir un impact direct et considérable sur la productivité au travail.

Une étude du groupe Draugiem (une société lettone qui commercialise un logiciel traqueur de temps numérique) a constaté que les salariés les plus productifs de l’entreprise respectaient un rythme de 52 minutes de travail, suivies de 17 minutes de pause) ! (vous pouvez prendre connaissance de cette étude sur le site du magazine Fast Company : https://www.fastcompany.com/3035605/the-exact-amount-of-time-you-should-work-every-day)

Mais je peux vous dire d’expérience que les DRH ne verraient pas d’un bon œil des pauses de 17 minutes toutes les heures …

Vous pouvez donc tout autant travailler plutôt comme cela :

5 – Travaillez par blocs de tâches, en alternant travaux longs et tâches plus courtes

 

Il semblerait que la capacité de concentration moyenne d’un adulte ne dépasse pas 4 heures par jour.

Il convient donc de les répartir intelligemment dans la journée, pour ne pas les gaspiller.

Cal Newport, universitaire américain (Université de Georgetown de Washington) spécialisé en informatique, est l’auteur de plusieurs ouvrages sur l’amélioration personnelle.

Dans son livre « Deep Work », il préconise d’alterner les blocs de travail et de ne pas tout mélanger :

  • Les périodes de « deep work » (travail profond) vous permettent de canaliser toute votre concentration et votre attention. Vous restez focalisé sur un seul sujet. Cela peut être la rédaction d’un mémoire, d’une synthèse, d’un rapport, de la saisie de données précises, de la préparation d’une formation, d’une réunion, du phoning etc… Et vous veillez à vous libérer totalement de toute interruption, distraction ou tentation.
  • Les périodes de « shallow work » (travail peu profond), que vous allez consacrer à des tâches moins longues comme le relevé des mails, la préparation de votre planning, les réunions, les rendez-vous, le classement de vos dossiers etc…

6 – Prenez des pauses « efficaces »

L’efficacité ne s’arrête pas au moment des pauses.

Vous pensez que checker vos mails, regarder votre fil d’actualité, vos réseaux sociaux ou passer un coup de fil professionnel correspond à une pause ? Vous pensez qu’en procédant ainsi vous alliez optimiser ?

Erreur mon Cher Watson !

Une bonne pause est une pause sans numérique* ! (cf article où j’évoque le dormeur sentinelle, c’est valable aussi la journée).

Faites une pause avec vos collègues pour discuter de tout et de rien, mangez de ces délicieux cookies dont l’un.e de vos collègues a le secret et savourez-le…

*Sauf pour écouter de la musique 😉

7 – Favorisez l’« errance  mentale »

Il n’y a pas que les phases de travail et les pauses qui favorisent la concentration et la créativité.

Reprenez l’habitude de lever les yeux de votre smartphone lorsque vous êtes en dehors de votre bureau.

Vous êtes dans les bouchons, dans une salle d’attente, dans le train, le tram ou le métro aérien ?

Favorisez cette période d’ennui pour regarder ailleurs, sans penser à rien.

Ou faites autre chose : focalisez-vous sur quelque chose en particulier : le nombre de personnes qui regardent leur téléphone, qui lisent ou qui portent un jean par exemple.

Et cela suffit.

Faire une pause « en ne pensant à rien » ou à des choses sans « intérêt » favorise l’errance mentale.

L’« errance mentale » est très efficace pour développer la créativité et aider à la résolution des problèmes complexes.

Cette faculté qu’a le cerveau à puiser dans ses ressources enfouies ne peut être mise en route quand vous restez focalisés sur vos mails ou votre fil d’actualité.

Et si en plus vous avez l’opportunité de le faire en regardant la nature, votre efficacité en sera décuplée !

 

8 – Rangez votre espace de travail

 

Votre champ visuel est large, et si vous pensez que vous êtes productif au milieu des dossiers empilés sur votre bureau et le bruit, vous vous leurrez.

Le cerveau, maintenu en mode « préhistoire », va rester attentif à tout ce qui vous entoure.

Il va enclencher le radar pour vous alerter dès que survient un danger ou un évènement surprenant.

 

Et si vous essayez de vous concentrer sur une tâche qui vous demande des efforts, lui, il va traduire ça comme représentant un danger.

 

Il va donc faire tout ce qui est en son possible pour vous tirer de là, et vous mettre sur la voie de quelque chose de plus plaisant…

Pour vous écarter de la tâche que vous voulez désespérément finir avant ce soir …

9 – Ecartez toutes les sources de distractions possibles quand vous réalisez une tâche

Optez pour le minimalisme.

Parce que depuis les années 90, qui nous ont permis d’aller regarder « dans » le cerveau, grâce à l’imagerie cérébrale, on n’a toujours pas trouvé mieux.

 

S’écarter de la tentation reste le meilleurs moyen de se concentrer!

 

Sinon vous allez détruire tous vos efforts d’attention (alerte mail, odeur des cookies, musique, sonnerie de téléphone, notification de rendez-vous, ventre qui gargouille etc…

 

Veillez alors à ne garder que ce qui est strictement indispensable à votre tâche en cours.

 

Le cerveau n’aura pas d’autre choix que de se mettre en mode « concentration totale » et vous pourrez avancer et être très productif.

 

Même si « l’isolement » vous fait peur et que vous avez besoin de compagnie et de pourvoir discuter …  Vous pourrez retrouver les autres après…

A la pause 😉…

 

 

10 – Arrêtez le multitâche, il épuise le cerveau et vous rend bête !

 

Enfin, pour en finir avec une idée très répandue, je vous invite à revoir votre tendance la plus répandue : le multitâche.

Répondre au téléphone en continuant à pianoter sur son PC, tout en signant le reçu d’un paquet qu’un livreur vient d’apporter, sans oublier de noter sur un post it que vous devez faire signer le rapport x ou y à votre boss…

 

En 2009, le neurologue Earl Miller a démontré en que le multitâche n’avait pas d’autres résultats que celui de fatiguer les méninges.

Il en résulte également des risques de troubles de comportement chez les plus jeunes.

Mais son étude (relayée par d’autres depuis) montre qu’il n’y a aucun surcroît d’efficacité.

 

Au contraire …

 

En 2010, des chercheurs londoniens ont effectué une étude effectuée sur plus de 1000 salariés qui pratiquent le multitâche…

Le multitâche fait perdre plus de points de QI qu’en enchaînant les nuits blanches ou fumer du cannabis très souvent !

Comme ça vous saurez que ne pas dormir assez et fumer des substances illicites dégradent les capacités cognitives à un point tel que cela fait baisser le QI, sans espoir de retour !

Alors autant arrêter tout de suite et se concentrer sur une seule tâche à la fois.

 

 

Pour conclure : un seul sujet à la fois…

Il est préférable, une fois que vous avez repéré les fuites de temps, de choisir d’abord un seul point à améliorer.

Concentrez-vous sur un seul problème à la fois, car vous n’arriverez pas à tout changer en même temps.

D’autres ont essayé avant vous et je vous garantis que ce sont les vieux fonctionnements qui ont repris le dessus… Et très vite.

Si vous changez une seule chose, une toute petite chose, mais que vous vous habituez à le faire régulièrement, vous allez gagner du temps, être moins stressés et donc plus efficaces.

Par exemple, si vous supprimez les notifications visuelles ou sonores de vos mails ou de vos fils d’actualité, vous allez vite parvenir à gagner une heure de concentration par jour.

C’est considérable : 5 heures dans la semaine, imaginez un peu… Faites le calcul sur un mois et sur une année, et vous verrez bien …

Alors si vous ne devez faire qu’une chose : action !

Vous avez toutes les compétences pour y parvenir.

Peut-être ne vous manque-t-il que le mode d’emploi ?

Il est ici, venez vite le découvrir !

Que vous soyez salariés, demandeurs d’emploi ou indépendant, tous mes accompagnements sont pris en charge car financés au titre de la formation professionnelle ou du compte personnel de formation.

Imaginez comme ce serait bien de parvenir à gagner du temps et d’être serein au travail…

Ce serait dommage de ne pas en profiter…

 

 

 

 

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *