Gagner du temps au travail : le graal de tout professionnel

Vous trouvez difficile de maîtriser l’ensemble les évènements qui se bousculent au cours d’une journée ? Pourtant, vous avez tout essayé : la volonté, l’organisation, la délégation … En vain, car vous vous retrouvez à la fin de la journée sans avoir eu le temps de faire le quart du tiers de tout ce que vous aviez prévu.

Soyez rassurés, c’est pour tout le monde pareil, ou presque.

Alors, oui, c’est une question de volonté et d’organisation, le fameux “quand on veut, on peut”. Mais pas seulement, et ce n’est pas complètement de notre faute, ou de la faute des autres.

C’est lié à des automatismes mis en place au fur et à mesure de l’évolution de notre cerveau…

 

Des automatismes aussi vieux que l’humanité

Depuis l’apparition de l’homme sur terre, notre cerveau est en effet câblé pour maintenir notre esprit en mode « Attention danger » en permanence.

Et rien, ou presque, n’est différent depuis 30 000 ans.

Les premiers homo sapiens évoluaient en zone hostile, truffée de bêtes féroces embusquées dans le buisson d’à côté, prêtes à les dévorer à la première occasion. Il était donc fondamental que l’humain soit capable de réagir au moindre petit sursaut de son environnement.

Pourtant, aujourd’hui, nous n’avons pas de bêtes (vraiment) sauvages embusquées dans le bureau d’à côté… Mais nous avons d’autres sources de perturbations. Bien moins dangereuses en apparence, elles peuvent se révéler plus pernicieuses.

Ce sont nos automatismes ancrés dans notre cerveau depuis toujours qui nous conduisent aujourd’hui à nous laisser distraire par la première notification, ou à nous laisser emporter par une multitude de tâches que nous n’avions pas du tout prévues…

Alors pour comprendre, je vous propose d’aller faire un tour du côté de cette merveilleuse structure qu’est le cerveau (je vous sers ici le mode ultra simplifié).

Notre cerveau est extraordinaire

Bien que la comparaison soit un peu simpliste, je vais faire le parallèle avec le fonctionnement d’une entreprise, ou d’un aéroport.

 

Très bien rodée, c’est une structure dotée de 85 milliards de collaborateurs :

Les neurones, super bien organisés et hyper efficaces

Ces collaborateurs, qui ont chacun leur spécialité, peuvent travailler main dans la main en parfaite cohésion avec d’autres équipes de neurones.

Par exemple :

Si vous ne savez pas où vous avez mis le dossier X ou Y, que vous savez que c’est une chemise à élastiques et qu’elle est rouge, ce sont les neurones en charge de la détection de la couleur rouge qui vont travailler.

C’est génial, parce qu’ils vous simplifient la vie. Quand vous pensez à votre dossier rouge, ils prennent le raccourci « rouge » et se mettent en alerte pour détecter cette couleur partout autour de vous.

Et comme ils savent que c’est aussi une chemise à élastiques, Ils vont checker tout ce qui est rouge dans votre environnement de travail, et qui ressemble à une chemise à élastiques.

Comme ces chiens de secours capable d’identifier la plus fine des odeurs, ils se focalisent sur leur sujet et ne se laissent pas distraire.

Si vous savez que vous l’avez mis quelque part dans votre bureau, au bout d’un moment, vous allez la retrouver votre chemise rouge à élastiques.

Sauf si le dossier est vert, ou qu’il est rangé ailleurs, mais ça, c’est une autre histoire.

 

Ce sont également plusieurs équipes de neurones qui vous permettent de rentrer chez vous au volant de notre voiture sans encombre, Et ce, même si vous n’êtes pas du tout concentrés sur la conduite parce que vous pensez à tout à fait autre chose.

Donc, en principe, cela marche donc super bien et nous facilite bien la vie.

Nous faciliter la vie au quotidien…

Ce fonctionnement hyper élaboré présente la particularité de créer des habitudes

Comme celle de se brosser les dents le matin avant de partir travailler par exemple.

Et le matin,  je ne suis pas sûre que vous pensiez délibérément à tout ce que vous faites au moment où vous le faites. Vous ne vous dites pas :

« Tiens, il est 7h28, je vais prendre 2 minutes 53 pour me brosser les dents. Puis je vais mettre mes chaussures et mon manteau. Pour finalement prendre mon sac, ouvrir et fermer à clé la porte d’entrée.

Ensuite, je me dirigerai vers ma voiture, prendrai place au volant, démarrerai et me rendrai sur mon lieu de travail.

Et là, je passerai une merveilleuse journée avec mon dossier rouge à élastiques.

J’ouvrirai ce dernier à 9 heures 18.

Je consacrerai ensuite 49 minutes à la résolution de la problématique de la question de Monsieur Faukonyaka.

Elle est mentionnée au paragraphe 8 alinéa 2 de la deuxième partie de la page 27.  Une fois que j’aurai trouvé la solution au problème, comme toujours, je mettrai environ 10 minutes à rédiger ma proposition, avant de l’envoyer par mail et de passer à autre chose ».

On est bien d’accord ? Cela ne se passe pas comme ça chez vous…

Ben oui, je sais.

Entre le moment où vous vous levez et celui où vous vous mettez à bosser, il se passe une multitude de choses que vous réalisez de façon tout à fait inconsciente. Cette mécanique mentale, tant que vous ne l’identifiez pas, peut consommer pas mal d’énergie et vous pousser à perdre beaucoup de temps.

Par exemple, si je devais repasser le film de ce que j’ai fait inconsciemment sur un cours laps de temps avant de partir travailler ce matin, les images qui me viennent à l’esprit sont plutôt celles-ci :

• Je finis rapidement mon café,
• Je dépose machinalement la tasse quelque part,
• Je me dépêche d’aller à la salle de bains,
• En chemin, je consulte éventuellement mes mails sur mon smartphone,
• Je n’oublie pas de hurler à mon ado de 13 ans de se dépêcher de s’habiller parce qu’il va rater le bus,
• Je range 2 ou 3 vêtements qui traînent,
• Je commence à me brosser les dents en réalisant qu’il n’y a presque plus de dentifrice,
• Je peste à l’idée que j’ai complétement oublié d’en acheter,
• J’en profite pour faire un petit détour vers le poids de la charge mentale des femmes 😉…

Et puis, pouf !  Je suis au volant de ma voiture sur la route du boulot, en pensant à tout ce que j’ai à faire en arrivant, déjà épuisée par la longueur de ma to do list … Tout en réalisant, horrifiée, que j’ai oublié de me mettre du mascara… Et que je n’en n’ai pas au bureau !

Bref, tout ça pour dire qu’il y a un maximum de gestes du quotidien que vous réalisez sans y penser une seule seconde…

Vous les faites machinalement parce que vos plus précieux collaborateurs au quotidien, les neurones, font le boulot depuis toujours…

En général, c’est donc pour votre bien.

Pour alléger la charge

Oui je sais, je suis très drôle… “Alléger la charge”,  ah ah ah, c’est rigolo …

Mais restons sérieux quelques instants je vous prie…

Nous avons donc une foule de neurones à notre disposition, tous hyper investis dans la tâche qui est la leur. Le problème, c’est que la mission des uns peut se retrouver en totale contradiction avec celle des autres. C’est ce qui va nous pousser à nous évader de ce que nous sommes en train de faire, même si nous savons que nous devons nous concentrer dessus.

Et c’est encore une histoire d’évolution humaine, car notre cerveau est programmé pour garantir notre survie, quoi qu’il arrive. Si notre concentration est volatile, c’est aussi parce que certains neurones sont programmés pour être à l’affût en permanence, pour prendre le pouvoir sur tous les autres afin de nous protéger en cas de danger.

Un exemple : supposons qu’il est presque midi. Tout à coup, vous sentez votre ventre qui gargouille… Vous réalisez alors que vous avez faim et qu’il est bientôt l’heure de déjeuner.

Et hop, sans même vous en rendre compte, vous vous désintéressez du contenu de votre dossier rouge à élastiques, pour penser à votre prochain repas. Et là, vous réfléchissez à vos options : manger au bureau, sortir, et si oui, dans quel lieu, avec quelles personnes, ou tout seul etc…

Je ne vous fais pas de dessin, je suis certaine que vous visualisez parfaitement la scène, et le temps que vous pouvez consacrer à y penser.

Avec toutes les peines du monde pour vous concentrer à nouveau sur votre tâche initiale.

Des neurones hyper zélés !

Et d’ailleurs, de fil en aiguille, cela va sans doute vous pousser à penser aux courses à faire pour la maison, ou à la décision que vous avez prise à la rentrée d’arrêter de manger des trucs relou au bureau…

Donc, même qu’il n’y a pas péril en la demeure, vos collaborateurs neurones chargés de votre survie vont vous alerter sur un truc qui n’est pas vital à l’instant T, car vous avez quand même peu de chance de mourir de faim tout de suite.

Et c’est parti pour le développement exponentiel des fuites de temps au quotidien

Aux côtés des neurones dédiés à votre survie physique, il y a aussi un autre groupe de neurones toujours aussi zélés…

Dédiés à la dépendance sociale

En effet, les neurones collaborateurs du service « dépendance sociale », hyper potes avec ceux du service “survie”, vont vous alerter au moindre signal sonore ou visuel émis par votre smartphone (ou mail-réseau sociaux ou autres…).

Et là, que faites-vous, aussitôt ?

Vous consultez (juste quelques secondes me dites-vous) votre téléphone.

Bien souvent, l’information est sans intérêt majeur. Vous réaliserez en effet (peut-être un peu déçus, ou rassurés, ça dépend…) qu’il ne s’agit que d’une pub pour les chaussures en promo chez « tropcoolmavieensneacker.com ».

Pourtant, détourner votre attention de ce que vous étiez en train de faire pour consulter votre téléphone vous aura pris en moyenne 64 secondes (étude de la chercheure Gloria Mark de l’université de Californie).

Faites un rapide calcul : combien de fois regardez vous les notifications de votre téléphone dans une journée ?
10, 20, 50 fois ?

Multipliez ce chiffre par 64 et vous allez voir un peu le temps que vous perdez dans une journée : 1 heure au minimum!

Et attendez, ce n’est pas fini! L’étude montre aussi qu’il vous faudra en moyenne 23 minutes pour vous focaliser de nouveau sur ce que vous étiez en train de faire ! Je dis bien en moyenne… Ce sera peut-être plus court… Ou plus long, ça dépend de ce que vous faites à ce moment-là. Pour certaines tâches, cela peut se transformer en jours, voire en semaines(si, si, ça s’appelle la procrastination chronique).

Et ce n’est pas qu’une histoire de réseaux sociaux :  Le cabinet McKinsey estime qu’en moyenne, chaque manager passe 60% de son temps à surfer sur Internet et répondre aux messages qu’il reçoit. En France, une étude similaire d’Adobe estime ce pourcentage à 56%.

23 longues minutes pour se reconcentrer

Après avoir consulté votre smartphone! Je vous laisse le soin de calculer le temps perdu au total . . .

Avouez que vous le payez cher le voeu d’être informés en temps réel de tout ce qui se passe dans le monde pendant
que vous bossez. . . Non ?

Là, c’est le téléphone, mais ce sera la même chose avec les bruits de voix dans le couloir, ou celui de la pluie sur les vitres qui vous fait penser qu’il faudra acheter un nouveau manteau pour l’hiver…

Ces interruptions quotidiennes se multiplient à l’infini au cours de la journée, vous offrant une source inépuisable de fatigue, en plus du reste. Avant de vous vous retrouver sur la morne route du retour à la maison, en ayant eu l’impression de ne pas faire le quart du tiers de tout ce que vous auriez dû faire !!

Bon, OK, super, mais on fait quoi maintenant ?

On reprend les manettes

De ces petits neurones qui n’en font parfois qu’à leur tête.

En effet, vous êtes la seule personne susceptible de restaurer votre attention.

Mais on ne vous l’a sans doute jamais dit

Et on vous a encore moins montré comment faire.

Les neurones sont de supers collaborateurs, mais, si vous les laissez livrés à eux-mêmes tout le temps, ils ne vont pas être en mesure de distinguer ce qui est véritablement bien pour vous.

Ils se contentent d’exécuter un schéma de fonctionnement préétabli par notre évolution, et peu importe si cela vous est VERITABLEMENT utile ou non.

A ce jour, leur seule mission est de réagir à la moindre sollicitation et de se mettre à travailler, parce que finalement, ils sont « câblés » comme ça depuis toujours.

On ne leur a jamais demandé de faire preuve de discernement… Ca, c’est plutôt à vous de le faire, c’est vous le boss.

Mais à présent, it’s time de reprendre le contrôle…

Dans un premier temps, vous pouvez faire un truc pas du tout glamour, mais qui MARCHE A CHAQUE FOIS :

Vous écarter de la tentation !

Si vous subissez votre tendance à papoter avec les collègues alors que vous avez un truc important à faire, mettez-vous dans un endroit où vous ne verrez personne… Le temps de faire ce que vous avez à faire.

Si vous avez tendance à vous laisser distraire par les notifications, supprimez-les. Et là encore, une fois, dites-vous clairement que ce n’est pas une mise à l’isolement, c’est juste pour le moment.

Si vous n’aimez pas la tâche sur laquelle vous êtes, gardez à l’esprit qu’il y a toujours un paquet de neurones dédiés à cette tâche. Une fois qu’ils sont lancés, ils vous aident à faire ce qu’il faut, à condition que vous leur en laissiez (délibérément) l’opportunité. Sinon, ce sont les neurones ci-dessus évoqués qui vont phagocyter tout votre capital attentionnel.

Une autre clé

Celle de décider du temps minimum que vous pouvez y consacrer.

Le cerveau, redoutable calculateur, se base toujours sur le ratio “effort/récompense” avant d’enclencher une action. Si vous devez faire quelque chose qui ne vous plaît pas, le calcul va être très rapide. Il va toujours préférer la récompense à l’effort. Cela enclenche alors l’action de groupes de neurones qui vont attirer votre attention sur tout autre chose, beaucoup plus plaisante et vous empêcher de faire le truc déplaisant. La solution consiste donc à décider de n’y consacrer qu’un tout petit moment, avec la promesse de faire autre chose ensuite. L’idée est d’en faire au moins un peu.

C’est ce qu’on appelle “la stratégie des petits pas”. Elle marche pour tout.

Vous ne pouvez pas imaginer à quel point c’est puissant. Une fois lancés, je vous parie que les neurones en charge de cette tâche vont vous pousser à aller plus loin. Cela marche A TOUS LES COUPS.

Il faut juste le faire.

C’est le seul moment où la volonté entre en jeu.

Pour le reste, ce ne sont que des automatismes

De nouveaux automatismes, certes, mais des automatismes quand même.

Alors petit défi  :

Réfléchissez à une tâche que vous avez à faire.

Oui, enfin, ne réfléchissez pas trop quand-même, prenez la première qui vous passe par la tête. Si vous y pensez, c’est qu’elle vous préoccupe.

Dites-vous clairement : je vais le faire pendant au minimum 10 minutes sans faire autre chose. Bon, allez, disons même 5 minutes.

Le cerveau a besoin que l’on cadre ses activités

Coupez téléphone et notifications.

Fermez la porte ou placez-vous en un endroit où on ne vous dérangera pas.

Et surtout : COMMENCEZ.

Même si vous n’avez pas tout ce qu’il vous faut.

Juste ça : démarrez

Vous ne pouvez pas savoir à quel point c’est puissant : la machinerie neuronale dédiée à la résolution de problème va se mettre en marche. Ensuite, ce sont d’autres équipes de neurones qui vont se mettre en place, leur fruit de leur action est très savoureux : fierté, estime de soi, goût pour l’amélioration continue. Sans parler des fruits de leurs fruits : reconnaissance, bonne humeur, temps pour soi … C’est un cercle vertueux.

Je sais que ce cela peut vous sembler totalement impossible à faire, et vous vous dites que cela ne risque pas de marcher, tant vous avez à faire et à penser.

Ben oui, après tout, je ne peux pas comprendre ce que vous vivez, je suis ni dans votre tête, ni dans votre quotidien…

Et bien j’ai une nouvelle pour vous :

Vous êtes comme tout le monde

Les chercheurs qui se sont penchés sur la question constatent tous qu’il n’y a pas meilleure solution. Identifier consciemment les habitudes qui nous dirigent, pour se mettre à diriger ses habitudes : c’est tout un programme qui vous permettra de reprendre le contrôle… Sans danger 😅

Et ça marche à tous les coups!

Je vous aide quand vous voulez, mais commencez par faire un premier pas :

Essayez de faire différemment de ce que vous faites déjà.

Parce que « faire plus de la même chose produit plus du même résultat ».

L’attention et la concentration sont des compétences, et vous pouvez les muscler.

La seule incertitude, c’est : parviendrez vous à vous y mettre ?