Améliorer l’efficacité de ses réunions

Améliorer l’efficacité des réunions : le rêve du manager ?

Les réunions sont régulièrement vecteur de conflit entre les salariés.

Tout le monde voudrait que ça s’arrange, sans pour autant se mettre d’accord sur les modifications à apporter.

Alors, quand j’interviens en entreprise pour solutionner ce type de conflits, je demande d’abord aux équipes :

« Est-ce que vous savez vraiment pourquoi vous voulez améliorer la conduite de vos réunions ? »

Les réponses les plus courantes sont les suivantes :

Entre autres : “pour mieux travailler ensemble, gagner du temps, réduire notre charge de travail, satisfaire les clients plus vite, être plus productifs, gagner de l’argent, être moins stressés, partir plus tôt du travail…”.

Toutefois je trouve que c’est un peu vague.  Par exemple, derrière la réponse “pour être moins stressé”, je cherche à savoir ce que cache ce stress.

 

Je m’explique :

C’est important de définir ce qui vous stresse dans les réunions

• Les réunions à rallonge, sans prise de décision ni plan d’action, vont venir toucher un point sensible chez certains. En effet, pourquoi perdre du temps à discuter de la pluie et du beau temps si on ne décide rien ? Surtout si on recommence la fois suivante. Ceux-là sont peut-être attachés au résultat plus que sur le chemin pour y parvenir.
• A l’inverse, d’autres y trouvent un intérêt. Pour eux, c’est l’occasion de se retrouver et de discuter sur de nombreux sujets et de « créer du lien ». Or nous sommes en pénurie de lien humain, c’est bien connu. Ceux-là sont adeptes de l’adage « peu importe la destination, c’est le chemin qui compte ».
• Pourtant, pendant ce temps-là, le boss assume la masse salariale de tout ce petit monde. Même si en effet il est d’accord sur le fait de créer du lien entre les gens, il a conscience que si les affaires ne tournent pas, ça risque surtout de les aider à créer du lien avec Pôle Emploi.

Je vois donc régulièrement plusieurs typologies de fonctionnement aux intérêts contradictoires qui s’affrontent, chacune campée sur ses positions.

Chacune a raison… Mais pas complètement.

Et si vous refusiez de choisir ? Et si vous preniez le chemin ET le résultat ?

En effet, ce sont ces deux options cumulées qui assurent la certitude de faciliter son quotidien professionnel. Ce n’est pas forcément une question d’équilibre parfait entre les deux, il suffit parfois d’appuyer juste un peu d’un côté pour améliorer les choses.

A priori, si vous concluez la réunion avec un accord et un plan d’action, c’est plutôt OK de créer du lien, non ? Puisque tout le monde sort gagnant.

En fait, la solution est simple (mais pas facile) : il « suffit » de fixer des limites ! Oui, c’est tout.

Améliorer ses réunions oblige à être intraitable sur leur préparation, leur durée, leurs objectifs (et les résultats attendus, les objectifs seuls ne suffisent pas), les intervenants et leur temps de parole.

Soyez intraitable !

Dès lors, pour réussir vos réunions (et l’ambiance qui va avec), je vous invite à expérimenter les 5 points suivants :

1 – Veillez à la préparation de chacun :

Informez les participants suffisamment tôt de la tenue de la réunion et ce que vous attendez d’eux : objectifs, résultat, et durée de leur intervention. En effet, ils doivent être actifs dans le déroulé et savoir ce que vous attendez d’eux.

N’invitez pas tout le monde « au cas où ». A vrai dire, ça ne sert à rien. Certains ont en charge une courte intervention et ne sont pas concernés par le reste ? Ils  viendront au moment fixé pour eux. Prévoyez aussi de réserver la salle et préparez-là par avance (paper board, marqueur, video, écran…). Enfin, n’oubliez pas de vérifiez que tout fonctionne avant de démarrer.

2 – Fixez un ordre du jour et respectez-le.

Si vous avez l’habitude de ne pas couvrir tous les points fixés à l’ordre du jour de vos réunions précédentes, c’est qu’ils sont trop nombreux. C’est pourquoi vous devez le réduire aux points essentiels. Ne déviez pas.
Vous découvrez que la discussion vous pousse à aborder d’autres sujets? Notez-les et prévoyez une autre réunion, ou planifiez un brief à un autre moment seulement pour les collaborateurs concernés.

3 – Prévoyez un temps de réunion maximum.

Vous pensez que vous n’aurez pas le temps de traiter en une heure tout  l’ordre du jour? Vous devez quand même tout voir en une seule fois? Finalement prévoyez d’organiser un court séminaire, avec des pauses. Quoiqu’il en soit, une réunion d’une demi-journée peut être scindée en deux.

Pour information, 20 minutes, c’est la limite maximale à l’attention de quelqu’un qui écoute. Dès lors, prévoyez  une durée inférieure pour chaque intervention. Sinon, vous allez perdre votre auditoire.

A contrario, arrêtez la réunion si vous avez traité l’ordre du jour en moins de temps. Selon de nombreuses études, le cerveau est doté d’une nature opportuniste à géométrie variable : si les participants savent que tous les points ont été balayés, ils ne se concentreront pas pour évoquer une nouvelle information. Le cerveau est paresseux, ne l’oubliez jamais.

4 – Fixez une heure de début et une heure de fin et soyez intraitable.

(Attention, je sais que ce qui va suivre fait très peur). Démarrez et finissez pile à l’heure. S’il y a des retardataires, ne les attendez pas, commencez. Si leur présence est nécessaire et qu’ils n’arrivent pas à l’heure, annulez la réunion, tout simplement ! Vous allez voir que par « régulation naturelle » ils finiront par arriver à l’heure.

5 – Nommez un maître du temps différent de l’animateur.

Délivrez-le de cette corvée, il se concentrera davantage sur ce qu’il doit dire.

En respectant ces seuls points, vous allez voir que ça va aller mieux

Le bonus de cette organisation ? C’est de savoir que plus vous êtes précis dans ce déroulé, plus vous allez avoir de la place et du temps pour créer du lien entre les gens.

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